Poradnik fiskalny

Jak wybrać? Coraz więcej osób prowadzących działalność gospodarczą zobligowanych jest do zainstalowania kasy fiskalnej, mało, kto jednak do wyboru tego urządzenia podchodzi z pełną znajomością zagadnienia. Postaramy się zapoznać Państwa z podstawowymi zasadami doboru kasy fiskalnej dla konkretnej działalności gospodarczej. Wybraniem odpowiedniej kasy powinniśmy zająć się przynajmniej miesiąc przed terminem fiskalizacji. Mamy wówczas czas na naukę i oswojenie się z zasadami eksploatacji kasy w trybie niefiskalnym. W tym czasie kasa nie zapisuje obrotów do pamięci fiskalnej, tak, więc bez obaw możemy ćwiczyć i popełniać błędy bez narażenia się na konsekwencje ze strony Urzędu Skarbowego. Rodzaj prowadzonej działalności jest podstawowym kryterium, od którego zależy typ zastosowanej kasy. Na początek omówimy rodzaje kas następnie postaramy się określić, jaki typ urządzenia będzie najodpowiedniejszy do konkretnej działalności gospodarczej. Rodzaje urządzeń fiskalnych: 1.Kasy fiskalne

• 1.1 Kasy jednostanowiskowe to najliczniejsza grupa kas fiskalnych na rynku. Standardem staje się, że kasa nawet mała jednostanowiskowa powinna posiadać możliwość współpracy z komputerem, wagą, czytnikiem kodów kreskowych itp. Znajdują jednak nabywców również urządzenia bez tylu udogodnień. W praktyce w większości przypadków do kas tych nie przyłącza się żadnych urządzeń zewnętrznych. Często, mimo że kasa posiada możliwość współpracy z komputerem brak jest na rynku programów magazynowych obsługujących dany model kasy. Dotyczy to szczególnie nowych kas lub kas mało znanych na rynku.

• 1.2Kasy przenośne. W tych kasach najistotniejszym elementem jest mobilność urządzenia, dlatego wyposażone są w akumulator, stabilizację rolek papieru (zabezpieczenie przeciw przemieszczaniu się rolek przy transporcie). Kolejnym istotnym elementem technicznym jest odporność tych urządzeń na ekstremalne warunki otoczenia (temperatura, wilgotność). Klawiatura najczęściej wykonana jest z sylikonu lub gumy, co zabezpiecza wnętrze kasy przed zawilgoceniem, ale nie jest zbyt wygodne przy bardzo dużym nasileniu sprzedaży. Bardzo często stosuje się w tych kasach możliwość zasilania z gniazdka zapalniczki samochodu.

• 1.3 Kasy systemowe to grupa kas przeznaczona do większych placówek handlowych. ch podstawową cechą jest to, że mogą pracować w sieci z komputerem i innymi kasami. Współpracują z wieloma urządzeniami przyspieszającymi obsługę klienta jak czytnik kodów kreskowych, waga itp. Transmisja danych do komputera możliwa jest w czasie rzeczywistym.

• 1.4 Kasy komputerowe stanowią połączenie komputera z drukarką fiskalną w jednej obudowie. Zwykle wyposażone są w monitor. Urządzeniach te dają praktycznie nieograniczone możliwości. Zwykle niema większych ograniczeń w ilości przyłączonych urządzeń zewnętrznych. Najczęściej stosuje się je w supermarketach. Funkcjonalność danego urządzenia w tej grupie zależy głównie od zastosowanego programu magazynowego.

• 2 Drukarki fiskalne to urządzenia przyłączane do komputera wyposażonego w odpowiedni program magazynowy. Znajdują zastosowanie głównie w firmach wystawiających faktury VAT dla większości klientów. Sprzedawca wystawiając fakturę z komputera automatycznie otrzymuje paragon do danej faktury. Drukarka fiskalna odłączona od komputera nie jest w stanie samodzielnie wystawiać paragonów. Kosztują znacznie więcej niż kasy fiskalne.

Aby właściwie dobrać urządzenie należy ustalić kilka podstawowych danych dotyczących Państwa firmy: średnia ilość klientów obsługiwanych dziennie parametry środowiska pracy (temperatura, wilgotność, wielkość obiektu, kubatura) perspektywy rozwoju czas obsługi jednego klienta (czy jest kolejka) Znając powyższe parametry swojej firmy możemy przystąpić do bardzo ważnego wyboru, jakim jest określenie odpowiedniego rodzaju mechanizmu drukującego, jaki będzie zainstalowany w naszej kasie. Stosowane są obecnie dwa rodzaje mechanizmów drukujących igłowe i termiczne. Igłowe charakteryzują się pracą głośniejszą i wolniejszą od termicznych i wymagają stosowania taśm barwiących. W wersji z dwoma rolkami papieru ofsetowego (dwutraktowe) w kosztach eksploatacji potrafią być znacznie tańsze od innych. W dobrych modelach z powodzeniem wytrzymują natężenie kilkuset klientów dziennie. Drukarki igłowe (jednotraktowe) na dwuwarstwowy papier oryginał + kopia powinny być polecane głównie do sklepów o mniejszym natężeniu sprzedaży do 50 klientów dziennie. Choć występują modele drukarek jednotraktowych o podwyższonej wytrzymałości np. do 200 paragonów dziennie to ich koszty eksploatacji przy takiej ilości klientów są porównywalne z drukarkami termicznymi. Drukarki termiczne drukują cicho i szybko, lecz stosowany w nich papier termiczny jest znacznie droższy od papieru ofsetowego stosowanego w drukarkach igłowych dwutraktowych. Ponadto zadrukowane rolki papieru termicznego muszą być przechowywane w ściśle określonych warunkach. Rachunek za energię elektryczną wystawiany jest na papierze termicznym. Wiadomo, że przechowywany w nieodpowiednich warunkach po pewnym czasie może być zupełnie nieczytelny. Rolki kopiowe z kasy fiskalnej przechowywane powinny być przez pięć lat. W związku z tym większość dostawców papieru termicznego do kas wydaje certyfikat o odporności na przechowywanie w tak długim czasie. Sprzedaż w kasie fiskalnej odbywa się według kodów (fachowa nazwa PLU) zaprogramowanych wcześniej w kasie przez użytkownika lub serwis. Dozwolone są obecnie dwie metody zaprogramowania kasy: Kody ogólne i kody szczegółowe. Kody ogólne określą nam jedynie daną grupę towarów ukrytych pod nazwą wraz z przypisaną stawką VAT. Przykładowo zaprogramujemy kod CHLEB i możemy sprzedawać 20 rodzajów chleba żytni, pszenny, cebulowy itp. bez względu na cenę i producenta. Jedynym wyróżnikiem każdego rodzaju chleba jest cena wprowadzana indywidualnie w czasie sprzedaży dla każdego wybranego rodzaju. Ten sposób zaprogramowania kasy poleciłbym głównie osobom, które swój kontakt z kasa fiskalną chcą ograniczyć do minimum i obsługują niewielu klientów dziennie. Minusem stosowania kodów ogólnych jest brak możliwości dokładnego rozliczenia personelu. Ilość kodów PLU w kasie nie jest istotna gdyż w dzisiaj produkowanych kasach wynosi ona zwykle od kilkuset do kilku tysięcy. W praktyce wykorzystuje się zazwyczaj od kilku do kilkuset kodów PLU. Kody szczegółowe określają dokładnie nazwę towaru jego cenę sprzedaży stawkę VAT oraz zwykle w droższych modelach kod kreskowy, cenę zakupu itp. Sprzedaż tą metodą polega jedynie na podaniu kasie numeru kodu oznaczającego dany towar np. margaryna Rama 0,25 kg z ceną 1,5 zł. Najczęściej do podawania kodu w tej metodzie używa się czytnika kodu kreskowego. Podnosi to znacznie prędkość obsługi klienta i umożliwia bardzo precyzyjne rozliczenie personelu. W tej metodzie zaprogramowania kasy istotna staje się ilość PLU i powinna wynosić dwa razy więcej niż obecnie potrzebujesz. Dla sklepu spożywczego 2000 PLU może być za mało. Polecałbym około 4000 do 10000 PLU.

Przedstawię teraz kilka przykładów, w których postaram się określić, w jaki sposób możemy wybrać najwłaściwsze urządzenie.

• 1.Handel obnośny. W tego typu działalności kasa musi być przede wszystkim mała lekka przystosowana do pracy zarówno w temperaturach -10 jak i +40. Koniecznie musi posiadać zabezpieczenie rolek papieru przed przemieszczaniem się w czasie transportu i wydajny akumulator. Powinna posiadać wygodną usztywnioną i wyłożona pianką torbę, która pozwoli nam na wygodną obsługę kasy oraz zabezpieczy ją przed uszkodzeniem. Sprzedaż odbywa się najczęściej według kodów ogólnych.

• 2.Handel obwoźny. Wymagania techniczne stawiane kasie przy tego rodzaju działalności są podobne jak przy handlu obnośnym. Różnica polega głównie na tym, że możemy sobie pozwolić na nieco większą i cięższa kasę fiskalną gdyż nie musimy jej nosić, a większa kasa to zwykle większe klawisze i wygodniejsza obsługa. Zalecane byłoby nabycie kasy z możliwością zasilania z gniazdka zapalniczki samochodu. Jeżeli wybrana przez ciebie kasa nie posiada zabezpieczenia rolek papieru przed przemieszczaniem się w czasie transportu musisz mieć świadomość, że w skrajnych przypadkach brak takiego zabezpieczenia może doprowadzić do uszkodzenia mechanizmu drukarki. Sprzedaż odbywa się najczęściej bez przyłączania urządzeń zewnętrznych do kasy według kodów ogólnych.

• 3.Sklepik odzieżowy lub przemysłowy obsługujący do 50 klientów dziennie. Jeżeli przez najbliższe kilka lat nie planujesz zmienić branży np. na spożywczą to możesz zakupić praktycznie każde dostępne na rynku urządzenie fiskalne. W zasadzie nie istotna jest ilość urządzeń zewnętrznych, jakie możesz podłączyć do swojej kasy. W praktyce w sklepach tego typu nie podłącza się do kasy urządzeń zewnętrznych. Sprzedaż odbywa się według kodów ogólnych. Rodzaj drukarki w kasie nieistotny.

• 4.Sklep z materiałami budowlanymi lub hurtownia. Większość klientów prosi o fakturę Zalecam zakup drukarki fiskalnej. Sprzedawca stosując kasę fiskalną musiałby osobno wystawić fakturę a następnie za ewidencjonować tą samą sprzedaż na kasie fiskalnej. Rozwiązanie z kasą jest bardziej pracochłonne, lecz często stosowane w związku z tym, że ceny drukarek fiskalnych są około dwukrotnie wyższe od większości tańszych kas. Nowo powstające firmy często ze względów finansowych zakupują tymczasowo tańszą kasę fiskalną. Jest to rozwiązanie praktyczne w sytuacji, gdy firma po jakimś czasie zakupi również drukarkę fiskalną, kasa służy wówczas jako urządzenie rezerwowe.

• 5.Sklep spożywczy około 200 klientów dziennie (bez kolejek). Z powodzeniem zdaje jeszcze egzamin system sprzedaży (kody ogólne). Podłączenie komputera i czytnika kodów kreskowych usprawni obsługę klienta. Nie zalecam jednak podłączenia samego czytnika bez komputera. Rozwiązanie takie wymagałoby zaprzestania sprzedaży na kasie w czasie wprowadzenie nowego towaru z klawiatury kasy. W sklepie spożywczym zalecane jest posiadanie kasy rezerwowej gdyż awaria kasy uniemożliwia sprzedaż a zatem powstają straty w towarze. Nawet najlepsza kasa może się zepsuć a żaden serwis nie zagwarantuje, że naprawi ją w 30 minut. Zalecany rodzaj mechanizmu drukującego igłowy dwutraktowy lub termiczny.

• 6.Sklep spożywczy około 500 klientów dziennie. Tylko bardzo wprawne ekspedientki są w stanie nadążyć z obsługą klienta stosując kody ogólne.Najlepszym rozwiązaniem będą dwie identyczne kasy z czytnikami kodów kreskowych podłączone do komputera.Nawet, jeśli zwykle wystarcza jedna kasa to dodatkowa kasa służy jako rezerwowa, a przy większym nasileniu sprzedaży np. przed świętami można uruchomić dodatkowe stanowisko sprzedaży, które rozładuje kolejki. Podłączenie wagi do kasy również może pomóc w przyspieszeniu obsługi klienta. Zalecany rodzaj mechanizmu drukującego szybki termiczny.

• 7.Kiosk Ruch obsługujący do kilkuset klientów dziennie. Wymagana jest kasa mała koniecznie z drukarką termiczną. Zwykle nie ma miejsca na szufladę. Potrzebna jest kasa jak najprostsza w obsłudze. Nie ma znaczenia ilość gniazdek do urządzeń zewnętrznych. Niczego w praktyce do tej kasy nie podłączymy.  Sprzedaż przez kody ogólne.  Jeżeli wiesz już, jakie parametry powinna posiadać twoja kasa możesz świadomie dokonać zakupu.Nie mogę doradzać żadnej konkretnej marki czy modelu.  Odradzam jednak zdecydowanie zakupów urządzeń nie wypróbowanych na rynku. Dopiero po roku eksploatacji wiadomo czy dany model kasy jest udany. Wybierając firmę, w której dokonasz zakupu pamiętaj, że tylko jej pracownicy będą mogli serwisować twoje urządzenie. Weź pod uwagę nie tylko ceny usług. Tani lub bezpłatny serwis często może się okazać nie fachowy lub nierzetelny.  Każdy wie, że dobry fachowiec musi dobrze zarabiać inaczej zmieni pracę. W przypadku awarii kasy serwis musi rozpocząć naprawę w czasie 24 godzin i ma na naprawę 14 dni. Weź pod uwagę, że nikt inny oprócz serwisu (firmy, w której kupiłeś kasę) niema prawa naprawiać twojej kasy. Pamiętaj Nie staraj się kupić kasy jak najmniejszej, jeśli nie jest to absolutnie niezbędne. Kasa najmniejsza nie zawsze jest najtańsza i niekoniecznie wygodna w obsłudze. Znam przypadek kradzieży małej kasy fiskalnej w czasie, gdy ekspedientka obsługiwała klientkę w sklepie odzieżowym. Brak kasy zauważono dopiero po kilku godzinach? Jeżeli zamierzasz samemu programować towary w swojej kasie (bez użycia komputera) wybierz kasę z pełnym alfabetem na klawiaturze. Przed podjęciem decyzji wypróbuj kilka modeli różnych producentów. Cena urządzenia powinna być czynnikiem ostatnim, jaki weźmiesz pod uwagę a nie pierwszym. Kupując samochód wybrałbyś Malucha czy Mercedesa gdyby kosztowały tyle samo? Serwis kasy można zmienić tylko w uzasadnionych przypadkach za pośrednictwem producenta lub importera twojego urządzenia fiskalnego (trwa to zwykle kilka tygodni i może być odpłatne). Adres znajdziesz w książce serwisowej kasy.

Kasę podłączamy najlepiej do gniazdka z bolcem uziemiającym za pośrednictwem filtrującej listwy zasilającej, koszt około kilkadziesiąt złotych. Brak listwy filtrującej może stać się przyczyną poważnych awarii, które mogą zostać nie uznane w ramach gwarancji. Stosuje się również zasilacze awaryjne UPS koszt od trzystu złotych, mają tą zaletę, że przy braku prądu nasze urządzenie może nadal pracować i doskonale filtrują napięcie z sieci. Pamiętajmy jednak, że od 30 czerwca 2001 wszystkie nowe kasy fiskalne posiadają akumulator, który musi wystarczyć na wydrukowanie 300 paragonów więc stosowanie zasilacza UPS staje się bezzasadne i wystarczy zainstalować tańszy przeciwzakłóceniowy filtr sieciowy. Gniazdko, do którego podłączysz kasę nie powinno być używane do przyłączania grzejników czajników, itp. Urządzenia takie powodują duże obciążenie mogące powodować znaczne zakłócenia w zasilaniu kasy. Przy każdej wymianie papieru przedmuchaj z kurzu mechanizm drukarki. Dzięki temu prostemu zabiegowi możesz zaoszczędzić sporo pieniędzy na konserwacji czy remontach mechanizmu drukującego. Wylana ciecz na kasę nie zawsze musi się skończyć kasacją urządzenia pod warunkiem natychmiastowego wyłączenia i wezwania serwisu. Jeżeli w czasie pracy na kasie masz mokre i brudne ręce koniecznie dokup nakładkę na klawiaturę zaoszczędzisz sporo na kosztach czyszczenia klawiatury. Kasę nawet nie używaną nie wolno pozostawić bez zasilania z sieci na dłużej niż kilka tygodni gdyż może nastąpić rozładowanie baterii RAM i kasa będzie wymagała poważnej i kosztownej interwencji serwisu. Mam nadzieję, że dzięki moim kilku artykułom KASY FISKALNE DLA WSZYSTKICH łatwiej będzie Państwu przebrnąć bezstresowo przez tajniki fiskalizacji i właściwie wybrać kasę. Wiem jednak, że bardziej istotny jest wybór firmy serwisowej niż samego urządzenia. Twierdzenie to potwierdza większość serwisantów i posiadaczy kas. Dobry specjalista nie sprzeda Ci kasy nie odpowiedniej dla Twoich potrzeb i która często się psuje, gdyż sam będzie musiał ją naprawiać. Chciałbym zapewnić również, że właściwie dobrana kasa fiskalna może stać się bardzo pożytecznym urządzeniem, które zapewni Państwu pełną kontrolę nad przepływem pieniędzy i towaru w firmie. Kończąc nasz cykl poświęcony tematyce fiskalnej chciałbym życzyć Państwu dokonania trafnego wyboru. Marek Grochala